議事録作成って面倒でつまらないなら、グラレコで作ってしまいませんか?

何らかの会議や打ち合わせの内容をまとめる「議事録」

あなたも書いたことありませんか?

面倒だし、本当に誰がちゃんと読んでいるのか謎の資料の典型です。

議事録担当になると発言はできないし、流れを追い続けることに必死で、自分からのアウトプットではないので、楽しくない作業そのものだと思いませんか。

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議事録の資料って作成者になると大変で、楽しくないから、グラレコに変えてみよう

会議や打ち合わせの内容を残す議事録は、履歴としても、関係者の共有としても役立つと言われています。

チラ見する側ならば、便利なのは間違いありません。

ただ、作成担当者にされると、実に面倒なもの。

そして、つまらない作業です。

誰が何を発言して、どんな話があって、ポイントを箇条書きして・・・。

議事進行役が素晴らしければ、まだしも、グダグダなミーティング内容だと、本当に無駄が多いのが、議事録作成の作業。

そこで、このつまらないルーティンをグラレコに変えてしまえば、大変かもしれないけど、楽しくなる説を私は考えてみます。

論点がグルグル、沈黙、誰かが暴走する、全て残して意味ある?

そもそも、なんのために人間が集まって話し合うのでしょうか。

テーマやゴールを設定して、意見やアイデアを集めていくことで、まとめ上げるもの。

議事録の上手な人は、文章に図解なども入り込んで頭に整理されやすいものを作ってくれる人がたまにいますが、本当にありがたい存在です。

一方で、その議事録は、エビデンス(証拠)のようにはなるものの、後から読まない人も結構多いのが現実。

議事録担当者の義務感に苛まれる作業。

公的で残さなければいけない議事録でなければ、もっと楽にしたいと感じている人は多いもの。

アイデア出しの付箋ペタペタって、本当にうまくまとめられてるものなの

よくあるのが参加者の意見やアイデアを付箋に書き出して、その後、グルーピングするという作業。

脳と口だけを動かすよりは、手も動かせる、付箋へアウトプットして、ペタペタと張り出して並べる行為。

この作業も経験が少ないうちは楽しいのですが、頻繁にやると、飽きてきます。

ゴールを前提に付箋を書くので、予定調和的になってしまいます。

そうなると、付箋ペタペタな作業って、不要だったかもしれないと感じると、モチベーションが下がります。

最近、Zoom録画をして、必要な人に見てもらうだけで楽な時代になってます

文章で議事録にしたり、アイデアを視覚化するスタイルに加えて、最近、増えてきたのが、打ち合わせ内容をZoomで録画しておくというやり方。

当日、不参加であっても、地域が離れたメンバーがいても、ライブ感が残るのが動画の良さ。

ところが、これも難点があります。

1時間の会議の録画動画は、同じ時間がかかるので、視聴する側は、他の作業をしながらのスピードラーニングになるという展開。

e-learningの課題と同様で、頭に入ってこない、意識が集中しきれないという問題が残ります。

ライブに参加したのでないと、どうもリアルな熱量や雰囲気って伝わらないものです。

提案!議事録をとる人が楽しむには、グラレコにしませんか?

最近、イベントやセミナーに参加すると、一人だけ模造紙に向かって、黙々とカラーペン(ぷロッキーが多いらしい)で絵と文字を書く人がいます。

彼らは絵描きさんでも、議事録メモ担当でもありません。

当日のコンテンツを視覚的にわかりやすく、グラフィックレコーディング、略してグラレコをしているのです。

イベントやセミナー終了時に、この1枚に描かれたグラレコをパチリと撮影するだけで、参加者はメモを残さなくても、主催者は資料を配布しなくても、わかりやすくまとまっています。

最近、頻繁にグラレコを見かけるようになってきました。

この手法を、ビジネスの議事録でも使えると、視覚的に印象に残るのではないでしょうか。

もちろん、厳密な数字や経営判断をする内容には適していないかもしれませんが、プロジェクトの進行中の打ち合わせや、企画メモには最適だと感じます。

では、グラレコって、しっかりとトレーニングを受けないと絶対にできないのではないかと不安になるかもしれません。

ところが、実際に描いてる人に聞くと、ビギナーさんは多いし、簡単だとおっしゃっやるのです。

大変興味深いので、早速、サードプレイス・ラボでも、このグラレコを体験してみようという企画を固めました。

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投稿者プロフィール

安斎 輝夫
安斎 輝夫
【サードプレイス】ブロガー 、安斎輝夫。長年サラリーマンとして家庭と職場だけの生活に疑問を持ち、2017年から「サードプレイス」を研究・実践し、人と人をつなぐコネクターな存在になろうと決める。
Expand your life with energy and support. というミッションを定めて、人生を一緒に拡張していける仲間を増やすために活動を展開。月1回のリアルなイベント「サードプレイス・ラボ」の運営するラボ・リーダー(主宰者)。また、3人で執筆する、週刊「仲間と一緒にワクワクしながら、大人が本当の夢を叶える!サードプレイス・メルマガ」の編集長。Facebookページおよびグループの「サードプレイス・ラボ」も運営中。