自主開催イベント(勉強会・セミナーなど)を開く上で注意すべき5つのポイント

貸し会議室やレンタルスペースを確保することで、主宰するイベントができる!

貸し会議室、レンタルスペースの確保がセミナーやイベントには必須

今や、駅前の一等地のビルには空きテナントが出ているので、会議室事業を展開する企業が増えています。

一方で、企業が空き会議室やスペースを貸し出すということでの有効活用をされている面もあります。話題の「民泊」とはモデルが違いますが、時間で会場(スペース)を貸すというビジネスを利用するのは簡単です。プロの人気講師やセミナー主催者ではなくても、イベントが開催できる時代なのです。

自主開催イベント(勉強会・セミナーなど)を開く上で注意すべき5つのポイント

私自身が、サードプレイス・ラボを展開してきた中で、自主開催イベントの経験を積んできました。

注意すべき5つのポイントがあります。

・参加人数と会場選び(場所・雰囲気・アクセスなど重要)

・予算設定(備品含む)

・会場の下見は必須

・トラブル回避のため、事前に会場の貸し手側との調整は不可欠(エビデンスが必要)

・参加者との連絡・キャンセル・遅刻などのハプニング系への対応

細かく考えるとキリがありませんが、おおよそ、この5つを意識していくことで、実際の運営はスムーズになります。

集客やテーマ設定などまで考え出すと収拾がつかなくなるので、今回は会場という視点に絞ります。




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サードプレイス・ラボのジプシーな会場探しの旅

私の主宰するコミュニティ・勉強会的なイベント会場は、当初、某企業の会議室を格安で借りていました。

2時間5,000円

相場観の全くわからない私は、この価格が標準料金だと錯覚していました。

ホワイトボードに、モニターや、プロジェクターも貸していただける環境で、この価格というのは、都内の普通の会場ではあり得ません。

非常にありがたい会場を提供してくれる企業様でしたが、働き方改革の影響も受け、遅い時間まで鍵の管理をする社員が残るということに課題が発生してしまいました。

会場を借りる上で、この料金と鍵の施錠、相手との信頼関係は重要だと思い知ることになります。

次の会場は、銀座の貸し会議室で実施

なぜ、銀座を選んだのか、と尋ねられれば、当初の場所がオシャレ感がなく、女性には参加しにくいというご意見を伺って決めました。

会場:リロの会議室 コンフォート銀座中央通り
東京都中央区銀座2丁目7番18号 銀座貿易ビル6階)

下見に行って、驚きました。建物の外観と内装の大きなギャップ。

一番大きな部屋が100名規模の入るセミナールーム。

収容人数が狭い部屋を借りても、1時間でも5,000円代以上は必須。

銀座という土地柄と雰囲気を踏まえると、当然の価格ですが、料金は、スタート当初の2倍になります。

満足感はあるものの、会場費の捻出を踏まえると、最低限必要な参加人数というのが見えてきます。全額、自腹で持ち出しになる覚悟を持って、小さめな部屋を2時間ほど借りました。

備品費用がかかるという件を忘れていました。プロジェクターは種類やスペックによって料金が違いますが、数千円程度でオプション追加。

こうなると、運営費用が嵩むという意味が理解できました。

銀座のリロの会議室で実施した「サードプレイス・ラボ」の開催レポートをご覧ください。

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会場予約の確認漏れ事件 〜前々日に急遽探す!〜

第5回の開催は、環境を大きく変えようと思い、飲食店でありながら、イベントもできる場所を確保しました。

1ヶ月半近く前に、直接お店に出向いて、予約を済ませました。参加人数は確定できないので、幅がある流動的な設定も含めて相談を済ませました。安心しつつ、集客的に苦労していたので、人数を減らして最終確認の連絡をしたところ、お店側では大口のお客様を確保して、貸切にされるという事件が発生。

確かに、お互い口頭とメモで済ませたレベルだったので、言った、言わないの話の水掛け論をしても仕方なく、必死に、ネットで代替の会場を探すことになりました。

翌々日の開催なので、大幅に場所を変えてしまってはいけない。

前回、利用させてもらったリロの会議室に電話連絡をして、事情を説明した、周辺の会場を探してもらいました。ギリギリのタイミングと判断でした。

反省としては、会場の予約はエビデンスを残さなければ行けない「ビジネス」なのだということでした。経験として、有意義なものになりましたが、冷や汗をかきながら、必死になったことは忘られません。

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次は、サードプレイス・ラボなんだからカフェが良いと決めて、ルノアール貸し会議室を利用

前回の失敗を踏まえつつ、場所の雰囲気が堅すぎる会議室だと、サードプレイス・ラボというよりは、仕事の打ち合わせの延長の印象が残るのでリラックスできる場所を探すことになりました。

サードプレイス・ラボなんだから、カフェを借りることはできないのだろうか。

老舗のカフェであるルノアールで貸し会議室というサービスがあることがわかり、早速、予約をいれました。

喫茶室ルノアール 新橋汐留口駅前店 貸会議室マイ・スペース 
東京都港区新橋2丁目21番1号 新橋駅前ビル2号館2階

カフェらしく、一杯のドリンク注文が必須という条件付きというのが魅力でした。

残念ながら、次回以降、利用することはありませんでした。

理由は、ドリンクの注文に関わることに時間を奪われるなどの手間がかかってしまった点にあります。また、あくまでカフェ店舗の流用なので、使い勝手がイマイチだったことにあります。

懐かしい思い出になっています。

これ以降も、会場を探す旅は続きます。自分専用の会場を持たない立場で運営する以上、避けては通れません。

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【他にも利用したことがある会場 例】

・東京都千代田区外神田2丁目2-18東信お茶の水ビル 1F GrinSpace.jp

・東京都中央区日本橋3-1-14 ステージ日本橋5F

・東京都千代田区外神田1-18-19 新秋葉原ビル 3階

・東京都千代田区 神田小川町1丁目6−1 宝ビル8F <イノバゼスト神田>

・ブックハウスカフェ 東京都千代田区神田神保町2-5 北沢ビル1F

・ニュー新橋コワーキング 東京都港区新橋2-16-1 ニュー新橋ビル 305C

今後、ベストなシェアスペースは増えてくる

今後、ビル内にある貸し会議室やレンタルスペースは、規模や環境はバリエーションが広がることが予想されます。

リモートワークの考え方が浸透して、自分のオフィス以外で働いたり、学ぶということスタイルが確立されてくると、ユニークでリラックスできる場所は増えていくでしょう。

セキュリティなどの問題は残るとしても、自宅でもオフィスでもない、カフェでもないリラックスできる環境を提供できる事業者が現れると、大ブレイクする可能性があります。

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