オンラインによる採用・面接を取り入れることはスタンダードに!

コロナ禍で、出社せず、テレワーク・リモートワークが可能になったことで、各企業の採用プロセスに、オンラインに適応することが当たり前になりつつあります。

今までの、対面式の面接などのプロセスと何が違い、どう考えればいいのかを知るために、オンライン採用 新時代と自社にフィットした人材の求め方を読んでみました。

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顔しか見えないオンライン面接って難しいと思っていませんか

以前であれば、就職・転職活動といえば、企業に応募書類を提出し、企業に出向いて、面接を2回程度を経て、入社していくというのがスタンダードでした。

実際に会社の雰囲気を知るためにも、求職者にとって、企業や職場をリアルに見れる機会として重要でした。

企業の採用側も、相手の顔写真だけでなく、実際の所作、雰囲気も含めたトータルな判断で採用可否を判断してきました。

オンライン採用の時代と言われて、コロナ禍で仕方ないとはいえ、不慣れなだけでなく、抵抗感があるのは事実。

オンライン採用、特に、面接は難しいと言われています。

オンライン採用も取り入れるのがスタンダードな時代になる

オンライン採用といっても、応募時点や連絡手段は、既にインターネットで済んでいますよね。

手書きの応募書類(履歴書・職務経歴書)を封筒に入れて郵送し、電話で連絡を受けて、面接日程を調整する。

今や、転職サイトを使おうが、転職エージェントを使おうが、電子データとして応募書類を作成して、WEBツールもしくは、メールで添付して送ることに違和感はないでしょう。(パスワードはつけないと危険ですが)

加えて、合否に関する連絡も、WEBツール上やメールなどでやり取りを行うことに問題を感じる人はいないでしょう。

今、課題になっているのは、面接というお互いが顔を合わせる機会を、リアルなオフラインの面接ではなく、オンライン面接に代替されていいのか、というテーマが課題になっています。

コロナ禍以降、実務上で、zoomやTeamsを使って、オンライン会議ツールを使うことは当たり前に誰もができるようになりました。

同じツールを面接で使っても問題がない、という考え方と、面接という初対面の場には不向きなのではないかという疑問を持つ声があります。

もちろん、慣れの問題もあって、採用する企業側も、求職者側も、手探りを続けているというのが本音だと思います。

そうは言いつつも、優秀な人材を確保して、お互いの時間のロス(異動や場所の確保)を減らすことも考慮すると、オンライン面接による採用はスタンダードに変わっていくしかない流れです。

面接の構造化を企業が行うことで、適切な採用活動が行える

オンライン採用 新時代と自社にフィットした人材の求め方を読み進めていくうちに、非常に大切な点に気づきました。

面接とは、会社の顔として面接官が相手に会社のことを伝えて、相手の志望を聞きながら、適切な人材なのかを判断する場でした。

中小企業であれば、人事担当者や経営者だけで判断ができる採用も、ある規模以上になれば、面接プロセスに進む人材の数も多いので、現場担当者やリクルーター、採用担当者などの分業が必要になります。

結果として、分業するということは、面接官の分散化を呼び込むので、面接のチェックポイント、ヒアリングしなければいけないことを統一しなければ、基準が定まりません。

本の中盤で繰り返されていた、「面接の構造化」というのは、単純なマニュアル化とイコールではないものの、誰が面接のプレセスに関わる時のレベルを揃えて、均質にすることが重要という点が印象に残りました。

プロフェッショナルな面接官の匠の技で選考を行うのではなく、面接官と応募者の相性だけで、採用合否を決めるのでもなく、誰が行っても変わらないという軸を作るという考え方。

面接が金太郎飴ではダメなのではないかという意見もあるでしょうが、ケース・バイ・ケース過ぎる面接を繰り返していては、適切な採用活動はできません。

しかも、オンライン採用・面接であれば、構造化の資料を手元におき、質問内容やチェックポイントを反映させながら、すぐにデータに残すことができるのです。

良い人材を取りたいとなると、採用部門の思惑と人事部門の考え方のズレなどが課題になりますが、お互いが、共通の軸をもって、目線を合わせておけば、大きくぶれてしまうことはなくなる、といおう「面接の構造化」は説得力がありました。

応募書類が紙でなければならなかった時代とデジタルデータで良くなった時代の違い

時代が変われば、人を採用する過程のプロセスも変わります。

以前であれば、必ず紙で応募書類を作成するので、文字の見栄えが相手の印象を左右することがありました。(文字は人となりを伝えるという考え方は否定しません)

ところが、これは、書類を読む側・管理する側も負担になり、書類を書く側は、丁寧に仕上げようと思うと、相当な時間がかかります。

就職・転職サイトが世の中に浸透してから、電子上に職務経歴書や履歴書を管理することで、お互いの効率性は上がりました。(テクニック論もありますが、効率性の話です)

電話連絡で相手に正しく伝えようと思うと、採用側も応募者側も負担でした。(留守電で済ませる話ではないので)

この手書きの書類が大前提が、デジタルでもOKになったように、面接もリアルで対面しなければならないから、オンラインでカバーできるに変わろうとしているのです。

オンライン採用に向けたメリットとデメリット

オンライン採用に向けたメリットとデメリットは存在しています。

この点を整理してみます。

メリットは地域限定ではない採用・転職ができること

メリットは、地域限定ではない採用・転職ができる道を切り開いたことがあります。

リアルな面接を行う場合、採用側の企業の本社などに出向くのは、応募者(求職者)になり、交通費や移動の負担がかかっていました。

現在でいえば、地方在住の方が、都会の仕事に転職するには、引っ越し前の時点で、何度も往復したり、宿を確保しての活動という金銭的な負担も大きなものでした。

もちろん、現在の住まいから通いやすい職場で仕事をするのがベストではありますが、人生や環境を変えるためには、勤務地などを大きくチェンジする必要もありますし、都心に本社機能が集中している以上、面接場所の縛りは出てきます。

採用する企業側も地方にいる優秀な人材を確保することが、面接にかかる本人負担がやる気と感じてしまうとしたら、本意ではないはずです。

逆に言えば、地方の企業も特徴的な個性があれば、都心部や他の地域から採用活動がしやすくなるというのも特徴です。

仕事そのものがテレワークやリモートワークにならなくても、まずは、面接時点では負担を減らせることは、採用側・応募者(求職者)側、双方にとって、メリットがあります。

デメリットは通信環境の確保、トレーニング・経験が足りていないこと

一方で、オンライン採用・面接にもデメリットがあります。

各企業の通信環境、機器の問題はクリアできても、面接可能な静かなスペースは必要です。

むしろ、求人への応募者がオンライン面接になるとハードルが上がります。

本人の確保しているデバイスが、スマホよりは、タブレット・パソコンが有利です。

また、通信環境が貧弱だと面接が成立しません。

これらの環境を確保しようと思うと、それなりのコスト投下が必要になります。

本来は、オンライン面接対策のトレーニングを行ったり、経験を積む機会がないと、本来の自分を伝えられないという問題も残っています。

ただ、このデメリットは、時間の経過とともに解消できる可能性が高いです。

紙の応募書類がデジタルな応募書類に切り替わったように、過渡期を越えれば、普通のことになります。

オンライン面接にリアルなプロセスをどう加えるかがポイント

オンライン採用 新時代と自社にフィットした人材の求め方では、学術的で、海外の研究論文も踏まえた軸で、書かれていたので、現場ベースに落ちるオンライン面接のテクニック論ではない一冊でした。

それでも、オンライン採用に関する考え方の基本は十分に理解できました。

オンラインか、リアル(オフライン)か、の二択論ではなく、オンラインも加味して、面接や採用、コミュニケーション全般をどう展開していくことがベストなのかを見直す機会が訪れているのです。

私としては、ベースは、オンラインにシフトしても、必要に応じて、オフライン(リアル)な機会とのハイブリットなプロセスが採用には必要だと思います。

例えば、職場の雰囲気や同僚になるかもいれない方の話を盛り込むコンテンツを提供したり、選考前の「カジュアル面談」と呼ばれるものの質を高めるようなアクションを増やすなど、やれることは、まだまだありそうです。

一番大事なことは、コミュニケーションは、どのようなツール・環境でも必要であり、不備や不満・問題を乗り越えるために、知恵を絞って工夫を続けていくことだと考えます。

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投稿者プロフィール

安斎 輝夫
安斎 輝夫
【サードプレイス】ブロガー 、安斎輝夫。長年サラリーマンとして家庭と職場だけの生活に疑問を持ち、2017年から「サードプレイス」を研究・実践し、人と人をつなぐコネクターな存在になろうと決める。
Expand your life with energy and support. というミッションを定めて、人生を一緒に拡張していける仲間を増やすために活動を展開。月1回のリアルなイベント「サードプレイス・ラボ」の運営するリーダー(主宰者)。また、6人で執筆する、週刊「仲間と一緒にワクワクしながら、大人が本当の夢を叶える!サードプレイス・メルマガ」(まぐまぐ)の編集長。Facebookページおよびグループの「サードプレイス・ラボ」も運営中。