【サードプレイス ・ナイト】主催するホスト役として考えた3つのこと

パーティ主催者の心境って分かりますか?

パーティに参加するのではなく、主催する側に立った経験ってありますか?

普通の飲み会や同窓会、合コンの幹事とは、役割が異なります。

サードプレイス ・ナイト当日の朝を迎えて、緊張感と共に、この役割について3点ほど考えてみました。

1.空想から事前準備・企画に時間がかかる

2.参加者同士の接点が薄くても盛り上げられるのか

3.参加意思の不明瞭な方と予算の調整のせめぎ合い

1.空想から事前準備・企画に時間がかかる

12月の企画案のベースは、猛暑・酷暑の季節でした。今から4ヶ月以上前です。

今まで、関わってくれた人を集めてもてなす忘年会じゃなくて、楽しめるものをやろう!

会場や参加者の顔ぶれを想定して、勝手に空想は広がりました。

どんなことをやれば、皆さんが楽しんでくれるのか、参加者同士が仲良くなるには何が必要なのか。テーマやメッセージをどうするのか。

時間の経過とともに、煮詰め始めると、だんだん袋小路に入っていきました .

1つ1つを具体的に決めるために、日程と場所を決めることが最優先ですが、何人集まるかわからない時点で、先に進めるのは不安がありました。

とにかく、早く日程と場所だけは確保しつつ、何をやるのか、誰を呼ぶのか決めないとパーティーは成立しません。

このプレ段階は、時間があるような錯覚があるので、空想、妄想レベルで楽しいのですが、具体化しようとすると、先に進み難い状況でした。

企画段階で2名で行い、誰を巻き込むのかが不明確だったのが苦戦の理由です。

急ピッチで練り上げて、前日の夜まで内職のような作業を続ける。懐かしくも楽しい反面、ビジネスでない以上、どこかボランティア活動のようでしたが、私個人は楽しめていたので、全く気になりませんでした。

2.参加者同士の接点が薄くても盛り上げられるのか

いつもの固定メンバー的な集いだと負担は大きくなりません。

もしくは、合コンや異業種交流会のように目的がはっきりしていれば、参加者同士で自由に動いても何とかなります。

今回は、参加者は、今までサードプレイス ・ラボに参加した理、メルマガを読んでくれたり、活動に興味を持ってくれている人たち、というゆるいつながりの人たちを集めます。

誰が参加するのか、明らかでないと誰だって不安になるのは当然。

しかも、楽しくなければ、時間とお金などの労力をかけるのは無駄になります。

初めて会う人同士でも楽しめるような企画を盛り込むことに、脳みそを使いました。

芸能人のクリスマスパーティではないので、普通のおじさんな私が主催するコミュニティのイベントに参加する人たちを喜ばせる芸やワザがあるわけではありません。

また、属性、キャラクターもバラバラな面々を楽しませようと考えると、シンプルでありながらも、参加型のものを作らないと成り立たないと考えていました。

ここは、当日、本番を迎えるまで、私の緊張と興奮と心配は消えないままです。

3.参加意思の不明瞭な方と予算の調整のせめぎ合い

スケジュールが決まって案内を始めた時点では、内容が煮詰まっていませんでした。その時点から、一人でも多くの方にアプローチをかけました。

当然、接点が薄い方はスルーをされてしまいますが、仕方がないことなので諦めます。

ここで興味があるものの、他のスケジュールの兼ね合いで、参加回答を保留するというメンバーが出てきます。

私個人としては、とても理解できます。2ヶ月ぐらい先の見えない予定、内容も参加者もわからない時点で、断るわけにも行かず、保留・検討するということは、自分だってあります。

この流動的な方への確認・アプローチと参加人数による予算やスペース、諸々の裏調整が続きます。

いわゆる幹事役・ホスト役の醍醐味でありつつ、面倒に感じる時間が続きます。

集客する側の苦労は慣れてきたものの、今回は、料理なども含まれるので、安易なドタキャンは避けて欲しいというのが本音。

早々に予定あり、見送ると連絡をくれた方が、親切な人だと改めて理解できました。

結論!誰かに何かを誘われたら、なるべく早めに回答しよう!企画は余裕を持って作り込んでしまおう!

今回のサードプレイス ・ナイト開催に向けた結論は、誰かに何かを誘われたら、なるべく早めに回答しようということに尽きます。

土壇場でキャンセルや事態をすると迷惑がかかることはわかっています。
(通常のサービスならば、キャンセル料が発生する話と一緒です)

また、企画なども事前から練りこんで起き、スケジュールに余裕を持つこと。

事前の盛り上げや情報の出し方も、思いつきよりも、しっかりとプランを立てておくこと。

これがビジネスであれば当然だし、プロフェッショナルとして取り組むならばやらなければいけないアクションです。

今回、限られたリソースの中で、全力を尽くしました。多くの方にご協力を依頼して、色々なものを盛り込むことができました。

ここ1ヶ月半ぐらいは、毎日、このイベントのことを考えて、ワクワクして、笑顔な毎日を過ごせたことに心から感謝しています。

さあ、主催・ホストが全力でやりきって、楽しい時間を演出します。

「みなさん、ありがとう!!サードプレイス ・ナイト大成功でした!」と予祝しておきます。

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