【会議】厳密なタイムキーパーか、タイムリミットで強制クローズしたほうがいい

会議室の利用時間が決まっていれば、時間を超過して、会議を行うことはできません。

そもそも、決められた時間をフルタイムで会議ってやらないといけないのでしょうか?

10分短く終わったりできたら、幸せじゃないですか?

会議を短くするために必要なことを考えてみます。

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時間は有限なんだから、無駄な会議時間は減らすべき!

会議は予定された時間通り実施すればいいのでしょうか。

30分、1時間、90分、2時間と、会議はテーマや内容によって時間設定をされています。

時間は有限なんですから、決められた開始と終了時間でぴったり終わらせる進行や運営は、もはや時代遅れなのです。

会議は時間管理(タイムマネジメント)が重要!

会議は、参加者の時間を調整して、一定時間、テーマに従ってゴールを持って行うものです。

大事なのは、参加者がゴールを忘れずに時間内に終えることです。

無理やり、無駄な時間(アイスブレイクであれ、雑談であれ)を消費してしまうのは、時間管理(タイムマネジメント)ができていない状態です。

決められた時間より1割でも短時間に収めて終えるのがベストな会議です。

人間の集中力は長時間は難しく、本数をこなすと会議の中身は頭に入っていない

一定のテーマが決まるまで、終了時刻も延長込みで実施する会議は、誰にとっても気が重いもの。

最近、会議室の場所確保や参加者の時間確保のために、1時間程度の会議で終了しますが、複数の会議を渡り歩く管理職・マネージャーは多いのではないでしょうか。

1日の大半が会議だったことを自慢する管理職がいる会社は危険です。

だって、何も動いていないですし、前に進んでいませんから。

そもそも、時間工数が会議の目的になっているとしたら、本質と違っていませんか。

zoomの無料ライセンスは40分で強制終了は良い設計だった

コロナ禍で、リモートワーク・テレワークが広がったことで、オンライン会議ツールのzoomやTeamsの利用がスタンダードになりました。

特に、誰もが1度は使ったことがあるようになった、zoomの存在。

無料アカウントだと40分の利用時間制限があるのをご存じでしょうか?

ビデオチャットのような感覚で、2人で使う場合には時間制限がないのですが、3人以上のWebミーティングでは40分になると一旦終了になるのです。

最初、理解していないと、突如シャットダウンしてしまう会議。

ビジネス上であれば、有料ライセンスを用意するのがスタンダードになりました。

もしくは、ホストが有料ライセンスであれば、無料ライセンスの方も時間制限が解除されます。

ただ、この40分でクローズするという設定は、会議の時間管理上はベストな方法でした。

誰もが40分以内で終わらせければいけないと思うと、余計な議論や無駄な話を控えて、スピードある会議で終わらせることができたのです。

zoom飲み会も終了時間を決めないとダラダラする

あなたは、オンライン飲み会(zoom飲み会)などにも参加したことはありませんか?

居酒屋などであれば、2時間や3時間で入れ替えを求められるので、強制的にタイムオーバーになります。

ところが、オンライン飲み会は終わりがなく、だらだらとやってしまい、無駄に疲れるという方が、一時増えました。

付き合いがいい人であれば、二次会、三次会に参加していたような人と同様に、最後までオンライン飲み会に付き合うと、終電もないので、寝るまで続きます。

ある時から、開始時間と終了時間を決めたオンライン飲み会が増えたのは、このだらだら感から脱却するためだったのです。

会議は、終了予定時間より1割短く終わらせる!

結論として、会議は終了予定時間より1割短く終わらせるのが、主催・ファシリテーターの腕の見せ所です。

1時間の会議であれば、6分。

30分のミーティングであれば、3分。

たったこれだけの時間を短くしてみましょう。

すると、この1割の時間が散り積もると、1年間でどれぐらいの時間になると思いますか?

しかも、この1割の時間は、参加人数と連動します。

あなたも手元にスマホのタイマー機能を終了予定時間より1割短い時間に設定してください。

この時間に終わらせることができたら、あなた自身も、周りの方も一緒に喜びましょう。

あなたの人生の時間から無駄が減らせたのですから。

どうしてもできなければ強制的にアラームを鳴らして強制終了しちゃいましょう。

それでも、なんとかなってしまう時がやってきます。

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投稿者プロフィール

安斎 輝夫
安斎 輝夫
【サードプレイス】ブロガー 、安斎輝夫。長年サラリーマンとして家庭と職場だけの生活に疑問を持ち、2017年から「サードプレイス」を研究・実践し、人と人をつなぐコネクターな存在になろうと決める。
Expand your life with energy and support. というミッションを定めて、人生を一緒に拡張していける仲間を増やすために活動を展開。月1回のリアルなイベント「サードプレイス・ラボ」の運営するリーダー(主宰者)。また、6人で執筆する、週刊「仲間と一緒にワクワクしながら、大人が本当の夢を叶える!サードプレイス・メルマガ」(まぐまぐ)の編集長。Facebookページおよびグループの「サードプレイス・ラボ」も運営中。