【サードプレイス・ナイト2】開催直前!イベント当日にどこまで準備ができるのか

いよいよ、【サードプレイス・ナイト2】当日を迎えました。

2か月近く告知や参加者への情報提供という接点を持ち、関係者との連携や準備をギリギリまで行っております。

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ギリギリまで準備には、デジタルだけでなく手作業が続くよ

サードプレイス・ラボにせよ、ナイトにせよ、当日を楽しく過ごすためには、参加者の気持ちを盛り上げておくことは必須です。

色々なやり取りをしていますが、どうしても、Facebookグループやイベントページ、個別のメッセンジャーアプリで終始しがちです。

今回、当日に配布するものを用意しようと決めて、準備を始めたのが3日前。

材料や構成が固まるまでに時間がかかりました。

「大人の学芸会」が裏コンセプトにする【サードプレイス・ナイト2】ならば、「しおり」的なものが絶対に不可欠だと決めていました。

これが意外とギリギリまで情報の整理に時間がかかり大変な作業です。

2018年の「サードプレイス・ナイト」に関するブログ記事

データを渡すだけではなく、手元で触れてほしい資料にこそメッセージがあるから

当日の流れがわかる式辞てきな「しおり」だけでは、物足りません。

当然、配布する資料には、サプライズはカットしていますし、細かいタイムテーブルは関係者にだけ内々に展開済みです。

裏面には、今年のサードプレイス・ラボのタイトルとゲストが一覧になるものと、2020年開催予定のものを記載しました。

ここで、資料印刷後にミスが判明!!

とある方の名前が苗字だけだったので、ひたすら、下のお名前を手書きするという地道な作業が発生。(気が付いてくれる人は少ないかもしれないけど)

そして、A3用紙で表裏2枚をホッチキス止めする作業もコツコツと、図書館で行っていました。(完全に、小中学生の発表会などの資料作りです)

PowerPointやKeynoteなどを使い、大画面モニターに映すという普通のスタイルは行いたくなかったのです。(この手のものは、慣れきって飽き飽きしているので)

だって、食事をしながら、暗い場所で画面を見ると、交流できないじゃないですか!

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参加者のアンケートを個人情報に触れない範囲で共有する

今回、もう1つ気を配ったのが、この資料です。

事前に参加者専用のFacebookグループを作り、アンケートを実施。

その内容を一覧にまとめるという地道な作業。

40名以上の方の名刺交換なんて作業に時間を取られたくないし、一人一人に自己紹介をしてもらう時間も取れない。

ただ、どんな人がいるのか、少しでも接点を持ってもらい、当日でも、後日でも、関係を持ってほしいという想いだけで、この参加者一覧を作りました。

Facebook上の名前以外は、個人情報ではないものに限定しました。

こういうものも気を配らないといけない時代ですが、せっかくなら、お互いを知るためのツールを一覧と言う形で渡したい。

全員が有効に使えるわけじゃないけど、名前の脇にあるナンバーで自分を伝えて、相手を確認できるもの。

きっと、上手に使いきれる人がいるはず。

もちろん、これを作った私が一人一人の知らない、サードプレイスな活動を知れたのが最大のメリットだったことは言うまでもありません。

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開催直前まで準備を怠らないというのは緊張があるけど、主催側の義務かなと

開催当日に余裕を持たせるために、私は有給休暇を取りました。

完全に1日、【サードプレイス・ナイト2】に全力投球すると決めていたので。

いくら開催直前まで準備をしていても、不測の事態は発生します。

ドキドキ感は、今ピークに向かっていますが、参加される皆さんの笑顔にあふれる楽しいイベントのイメージを積み上げてきました。

また、協力してくれるメンバーやサプライズ関連のために、裏で動いてくれている方々には感謝の気持ちしかありません!!

さあ、数時間後、【サードプレイス・ナイト2】が始まるよ!!

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投稿者プロフィール

安斎 輝夫
安斎 輝夫
【サードプレイス】ブロガー 、安斎輝夫。長年サラリーマンとして家庭と職場だけの生活に疑問を持ち、2017年から「サードプレイス」を研究・実践し、人と人をつなぐコネクターな存在になろうと決める。
Expand your life with energy and support. というミッションを定めて、人生を一緒に拡張していける仲間を増やすために活動を展開。月1回のリアルなイベント「サードプレイス・ラボ」の運営するラボ・リーダー(主宰者)。また、3人で執筆する、週刊「仲間と一緒にワクワクしながら、大人が本当の夢を叶える!サードプレイス・メルマガ」の編集長。Facebookページおよびグループの「サードプレイス・ラボ」も運営中。